Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): vantagens para o atendimento e gestão de pacientes

Os avanços tecnológicos registrados nos últimos anos permitiram o desenvolvimento de ferramentas para o controle e a automatização de dados e processos nas organizações de saúde. Uma das tecnologias mais importantes para médicos e usuários é o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Neste artigo especial, trazemos os usos e os benefícios dessa ferramenta nos seguintes tópicos:

• O que é Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?
• O uso do PEP em clínicas e consultórios particulares
• O uso do PEP em policlínicas e hospitais
• Como o PEP facilita a integração de especialidades
• 15 recursos e vantagens do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)
• Os potenciais do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

Confira!

O que é Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)?

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma tecnologia utilizada em instituições de saúde no registro, no armazenamento e no controle digital das informações dos pacientes. Com a  ferramenta, é possível reduzir erros, otimizar recursos, ampliar a segurança e aperfeiçoar o atendimento em consultórios, clínicas, hospitais, centros médicos e demais organizações de saúde.

O armazenamento de dados de saúde em sistemas digitais seguros têm sido uma preocupação crescente dos usuários, que valorizam cada vez mais instituições que prezam pela proteção de suas informações.

Com a nova jornada do paciente e a consolidação das ferramentas digitais no atendimento médico, cada vez mais pacientes desejam ter acesso aos dados para acompanhar a saúde e ter maior autonomia — aspectos presentes no conceito de saúde 5.0, como apresentado no webinar da Distrito com a participação da Pixeon.

Apesar dessa mudança de comportamento dos pacientes, de acordo com o estudo TIC Saúde 2019, sobre o uso das tecnologias de informação e comunicação nos estabelecimentos de saúde brasileiros, 25% das instituições de saúde ainda usam apenas papel como forma de manutenção das informações clínicas e cadastrais nos prontuários dos pacientes.

 

O PEP é uma das ferramentas mais importantes na gestão de clínicas, instituições de saúde e hospitais, oferecendo recursos valiosos aos médicos e demais usuários.

 

A ONC Data Brief, organização dos Estados Unidos de coordenação de TI para saúde, listou as principais vantagens observadas em instituições com Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP):

• aumento da receita;
• redução de processos burocráticos;
• aperfeiçoamento de práticas médicas;
• melhor comunicação e atendimento dos pacientes.

Outra grande vantagem observada com o uso de prontuários eletrônicos é que conforme há um aumento na utilização, o tempo nos consultórios diminui. Isso porque os médicos que utilizam esses sistemas digitais tem diversas atividades facilitadas, desde a inserção eletrônica de observações sobre os pacientes, até o acesso aos resultados clínicos e no apoio às decisões clínicas.

O uso do PEP em clínicas e consultórios particulares

Em clínicas e consultórios particulares, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é um grande diferencial competitivo, tornando os processos internos mais eficientes e contribuindo para a fidelização de pacientes.

O sistema proporciona alta produtividade para os profissionais de saúde, o que é perceptível não apenas no atendimento propriamente dito, mas até mesmo nos outros setores, em especial na área da recepção.

Como muitos processos realizados manualmente se tornam automatizados. Em vez de redigir receitas de medicamentos à mão, o que pode gerar erros e até mesmo comprometer a saúde do paciente, tudo é feito digitalmente. Assim, o atendimento passa a ser mais ágil e seguro, evitando longas esperas e garantindo a satisfação dos pacientes.

O PEP é eficiente para a organização de arquivos, o que evita o desperdício de tempo e permite a resolução de problemas de forma mais rápida e embasada. Qualquer informação relevante pode ser encontrada rapidamente, com apenas alguns cliques.

Todas essas informações ficam salvas no histórico do paciente. Dessa maneira, o profissional não precisa gastar um tempo precioso preenchendo os mais diversos campos toda vez que aquela pessoa tiver uma consulta.

Os dados ficam protegidos por senhas e limitações de acesso, que podem ser implantadas de acordo com a necessidade e as demandas da clínica. Além disso, quando o sistema possui armazenamento em nuvem, tudo fica seguro por meio de backups, acabando com problemas decorrentes de acidentes e furtos.

 

O uso do PEP em policlínicas e hospitais

Em policlínicas e hospitais, o uso do PEP é ainda mais vantajoso, uma vez que reúne diversas especialidades em um só local.

O Prontuário Eletrônico do Paciente se torna fundamental para auxiliar o acesso simultâneo às informações por vários profissionais de saúde. De forma interdisciplinar, é no PEP que estão o histórico clínico, os exames, os diagnósticos e os tratamentos do paciente.

Esse tipo de sistema beneficia tanto aos médicos (que tornam seu atendimento mais preciso) quanto aos pacientes (que não precisam repetir exames feitos recentemente nem responder as mesmas perguntas diversas vezes sobre seu histórico de saúde).

Se tudo fosse feito em papel, como acontece ainda em hospitais e clínicas sem sistemas digitais, cada médico teria que fazer individualmente sua avaliação. Há também riscos de perda dos arquivos físicos e as dificuldades na transmissão de informações entre as áreas.

 

Como o PEP facilita a integração de especialidades

É justamente na transmissão de informações que o PEP apresenta mais vantagens, ao interligar diversas áreas de uma instituição como as policlínicas, beneficiando tratamentos complexos.

Um exemplo são os processos oncológicos, nos quais é fundamental que os profissionais de saúde envolvidos obtenham informações sobre as atividades realizadas anteriormente, como medicamentos administrados durante uma quimioterapia e prescrições validadas pelos plantonistas.

Outro recurso do PEP é a opção de padronizar o preenchimento de campos para digitação,  com questões específicas cadastradas no prontuário. Isso otimiza o registro de dados, de forma clara e segura. As informações podem ser separadas por especialidades e protocolos que conseguem sugerir possíveis tratamentos para determinadas enfermidades. Esses dados podem ser utilizados como um norte para os médicos no momento da anamnese em diferentes especialidades.

Dessa forma, o atendimento ao paciente se torna mais completo e seguro, uma vez que, com o PEP, é possível manter um banco de dados de altíssima qualidade dos pacientes. Essa confiança é trazida especialmente pela integridade e pela garantia de informações corretas.

De acordo com as orientações e determinações da Resolução CFM Nº 1638/2002, o PEP deve seguir uma estrutura padrão que define todos os documentos do mesmo modelo.

Atualmente, a utilização da Tecnologia da Informação e Comunicação em Saúde (TICS) é cada vez mais comum, trazendo diversos recursos, possibilidades e benefícios para o dia a dia das instituições no sentido de garantir a confiabilidade dessas informações.

15 recursos e vantagens do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

Como vimos, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é, sem dúvidas, uma das principais ferramentas do médico durante o tratamento de um paciente, desde consultórios e clínicas até hospitais de alta complexidade. A seguir, detalhamos os 15 principais benefícios do PEP. Confira:

 

1. Módulos que facilitam a interação com o usuário

Em geral, existem dois módulos do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP).

O primeiro deles é o Módulo Consultório Médico. Ele é utilizado para atendimento ambulatorial, consultas, exames e diagnósticos em hospitais e clínicas.

O outro módulo é o de Assistência Médica e de Enfermagem, utilizado para internações, pois está focado no leito.

 

2. Subdivisão em abas

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é subdividido em abas, para organizar cada processo feito com o paciente. Há diversas abas dentro do sistema que separam cada etapa do tratamento.

Dessa forma, separa-se desde o preenchimento de dados demográficos até a prescrição do tratamento. Por exemplo, há uma aba de prescrição de medicação para o paciente, outra de diagnóstico, outra de registros clínicos, e demais abas.

Essa subdivisão é importante para organizar o histórico e o tratamento do paciente e ainda facilitar o entendimento de toda a equipe envolvida no caso.

 

3. Medicamentos pré-cadastrados

O sistema permite o pré-cadastramento de medicamentos de acordo com cada caso específico. Por exemplo, se um paciente chega à clínica com gripe, é possível cadastrar tipos de medicamentos diferentes para tratar os sintomas.

Dessa forma, com poucos cliques, o médico é capaz de fazer a busca de um medicamento e criar a prescrição, que também possui modelos, tornando o processo muito simples.

 

4. Doenças catalogadas

A parte de diagnóstico do sistema proporciona várias facilidades para o médico.

Essa aba traz todas as doenças catalogadas com base na Classificação Internacional de Doenças (CID). Esse catálogo otimiza muito a busca de patologias do paciente, por exemplo.

 

5. Todo o histórico do paciente em uma única tela

Na aba de registros clínicos, o médico é capaz de visualizar todo o histórico clínico do paciente na instituição. Esse é um recurso que pode auxiliar muito no tratamento do paciente.

É possível entender por quais procedimentos ele já foi submetido e quais medicamentos foram administrados em outra ocasião. Então, é possível alinhar um tratamento mais assertivo.

 

6. Modelos de laudo, atestado e receita

Modelos de documentos disponíveis no sistema agilizam o atendimento e podem economizar um tempo precioso do médico.

O sistema é capaz de armazenar vários modelos de laudo, atestados médicos e receitas. Esses documentos são totalmente editáveis de acordo com as preferências do médico.

 

7. Eliminação do papel

Com o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente, é possível eliminar o prontuário físico, gerando economia com papéis e infraestrutura para armazenamento.

Com esse tipo de solução, as pilhas de papel ficam para o passado, assim como acervos e arquivos físicos. Todos os dados são armazenados em ambiente digital, o que possibilita um limite quase infinito para o arquivamento das informações dos pacientes.

Por lei, os prontuários médicos devem ser guardados pela instituição por no mínimo 20 anos, o que é facilitado pelo armazenamento digital do PEP.

Essa economia pode refletir até mesmo na otimização de custos com o imóvel, visto que toda a metragem do ambiente pode ser destinada para o conforto dos pacientes e a execução de atividades da instituição e não mais com arquivos.

Além disso, com o uso do PEP, são evitados erros e trocas de prontuário, otimizando os serviços das clínicas e dos hospitais no momento de consultar informações dos pacientes.

8. Comunicação dinâmica

O PEP pode tornar o contato com a recepção muito mais dinâmico, pois o médico consegue visualizar o cadastro do paciente no momento em que ele é realizado na recepção.

Isso otimiza o fluxo de trabalho do profissional e o processo de atendimento do paciente.

9. Continuidade no atendimento ambulatorial

No Prontuário Eletrônico do Paciente, o médico faz todo o registro do paciente, preenchendo informações como tipo sanguíneo, pressão arterial e temperatura no momento do atendimento, além de outros dados importantes.

Esses dados ficam guardados no sistema e, caso o paciente volte, é muito mais simples ter acesso às informações salvas digitalmente. Isso facilita na continuidade do tratamento dele e auxilia no próximo atendimento, colaborando para o histórico do paciente.

10. Acesso remoto

Quando falamos em saúde, muitas vezes o fator tempo pode ser crucial. Imagine que um médico precisa traçar uma conduta urgente ou mesmo alterar o tratamento de um paciente e, eventualmente, ele não está na unidade por conta de uma viagem ou compromisso profissional. 

Nessa circunstância, o PEP pode ser extremamente valioso, uma vez que permite acesso de qualquer local, desde que haja conexão com a internet. Tudo fica disponível on-line, estando o médico em qualquer lugar do mundo.

Isso pode facilitar o diagnóstico ou a análise de um prontuário em casos urgentes. Dessa maneira, possibilita ao médico mais flexibilidade e facilidade no tratamento de seus pacientes.

11. Equipe integrada no tratamento

Além do médico, a equipe de enfermagem, radiologia e fisioterapia, por exemplo, também podem ter acesso ao Prontuário Eletrônico do Paciente.

Todos os profissionais podem utilizar o mesmo prontuário simultaneamente, registrando todos os procedimentos e tipos de evolução e contribuindo para facilitar a decisão clínica.

12. Alertas do paciente

Quando o paciente realiza a sua primeira consulta na instituição, o médico registra no PEP, por exemplo, suas alergias a medicamentos ou substâncias.

Com esse registro, toda vez que esse mesmo paciente for atendido por qualquer outro profissional na mesma instituição e tentar prescrever a substância a qual ele tem alergia, o sistema emite um alerta e não permite a prescrição. Isso evita erros médicos e colabora para o melhor atendimento do paciente.

Leia também o material “Erros médicos podem e devem ser evitados”

13. Assinatura eletrônica

Os médicos, biomédicos e outros profissionais envolvidos no tratamento e no diagnóstico do paciente podem ter sua assinatura digital cadastrada e autenticada no sistema.

Isso agiliza o processo de autenticação do médico, uma vez que a sua assinatura digital está ligada ao CRM do profissional.

14. Registros de administração de medicamentos

A enfermagem pode registrar no sistema a administração de medicamentos ao paciente. Isso elimina o uso do papel, otimizando a rotina desses profissionais.

Esse é um processo bastante relevante na passagem de plantão e na organização dos medicamentos de cada paciente.

15. Pedidos de exames agrupados

Os pedidos de exames podem ser agrupados por tipo, o que facilita a busca do médico dentro do PEP.

O profissional tem a possibilidade de agrupar os exames da maneira que fizer mais sentido para o tratamento de cada paciente. Assim, é muito mais simples solicitar apenas os exames necessários para aquela pessoa.

 

Os potenciais do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)

Uma das grandes tendências do PEP em todo o mundo é o uso multidisciplinar. Ou seja, em um modelo que facilita e agiliza o acesso às diversas informações médicas registradas por vários profissionais, tornando o diagnóstico mais preciso, ágil e seguro.

Com o uso do PEP, é possível garantir maior satisfação dos usuários e uma melhor  comunicação entre médicos e pacientes, fator que traz ganhos imensuráveis para a instituição. Isso contribui para que a organização seja reconhecida por seu trabalho humanizado e seguro.

A utilização do PEP também é primordial para obter a certificação HIMSS (Health Information and Management Systems Society), que indica o grau de digitalização da instituição de saúde. 

Ao eliminar os prontuários físicos, o PEP reduz os riscos de perda de dados, atrasos ou falhas internas que possam afetar os pacientes. O seu uso, junto com outras tecnologias, garante maior qualificação dos serviços médicos e proteção aos usuários.

Com as constantes evoluções do Prontuário Eletrônico do Paciente e a consolidação das tecnologias da saúde do futuro, estamos diante de um verdadeiro divisor de águas. Pacientes e médicos estão entrando de vez na era do compartilhamento, que já chegou em outros segmentos e, finalmente, deságua na área médica, favorecendo a vida e o cuidado médico.

Para saber mais sobre como garantir um melhor atendimento na sua instituição tornar a sua instituição uma referência em gestão, leia o material a seguir:

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