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Como utilizar a tecnologia para controlar os custos hospitalares?

Por Amilton Cesar Schmidt (ISEE Consultoria) e Vania Abreu (Pixeon) em 20 de junho de 2017

Como utilizar a tecnologia para controlar os custos hospitalares?

Você consegue mensurar a importância de aprofundar a gestão de custos hospitalares e faturamento? Vamos aos fatos: a pesquisa de Variação de Custos Médico-Hospitalares (VCMH), realizada pelo Instituto de Estudos de Saúde Suplementar (IESS), apurou que houve uma alta 19,4% em 2016. É um recorde que tem assustado a administração dos hospitais. Nesse caso, os gestores podem estar em duas posições distintas: apenas preocupados em conter custos hospitalares ou aplicando corretamente a verba financeira e otimizando os resultados. O assunto é atemporal e por isso mesmo, é necessário, mais do que nunca, estudar e aperfeiçoar a sua contenção e distribuição em qualquer que seja a época. Saiba que, independentemente da situação econômica do país é possível unir ambos.

 

Em relação ao índice apontado pelo IESS, nota-se como as variáveis financeiras do Brasil impactaram no segmento de forma geral. O superintendente-executivo do órgão, Luiz Augusto Carneiro, em notícia publicada no portal Terra, indicou que a partir da combinação de diversas circunstâncias, alcançou-se a formação recorde de 19,4% do VCMH. Assim, por mais que os números mudem e a crise acabe, é preciso estar por dentro dos  fatores que impactam tanto a economia quanto a rotina das pessoas. Para Carneiro, em 2016, somou-se a retração econômica, o alto índice de desemprego com falta de transparência de dados, envelhecimento da população e o modelo de prestadores de serviço. De acordo com o superintendente-executivo, todos os fatores anteriores, podem ter levado a uma antecipação de exames de saúde e consultas médicas.

 

Essas condições podem estar presente em diferentes situações e, inclusive, países. O que, na verdade, o IESS acredita ser a raiz da situação são as chamadas “falhas de mercado”, que, aliadas, especialmente, à  falta de transparência, não deixam claros os valores de insumos da área, como materiais e medicamentos, por exemplo.

 

Por sua vez, Enio Salu, em artigo para Saúde Business, já falava em 2015 sobre como é fundamental fazer a gestão dos custos e faturamento. Salu explica que a previsão para 2016 seria ainda mais pessimista. Não podemos negar que ele acertou em cheio. Para o profissional, há uma falta de planejamento global do sistema de financiamento de saúde no Brasil. Ele também faz o comparativo do aumento dos custos de acordo com a idade do cidadão. Se os mais novos devem financiar os mais idosos, é natural que a Saúde Suplementar acabe agonizando. E, aumentando a procura pelo SUS, nos deparamos com um retrato complicado de falta de leitos e filas crescendo cada dia mais.

 

Os conselhos dados para os hospitais valem tanto para 2016, quanto para 2017, 2018, 2019 e assim em diante. O planejamento estratégico do próximo ano precisa sempre ser balizado a partir dos quatro questionamentos  em relação aos custos hospitalares:

 

  • Terei aumento de receita?
  • A receita não irá cair (será preservada)?
  • Haverá redução de custo?
  • O custo não irá subir (será controlado)?

 

Em outra ocasião, Salu destacou que a gestão dos custos hospitalares é bastante diferente de outras áreas da saúde, fazendo uma comparação de que não se trata de calcular “uma linha de produção de veículos”. É preciso conhecer o hospital, compreender a rotina e as áreas de apoio. Só assim os gestores poderão compreender os produtos e unidades de negócios. Há uma série de equipes, serviços e produtos envolvidos e interligados. Por isso, não basta uma metodologia tradicional, mas investir em uma gestão diferenciada dos custos hospitalares. É o que veremos a seguir com o especialista Amilton Cesar Schmidt, da ISEE Consultoria.

 

Custos hospitalares: principais grupos de repasse de custose despesas

 

O profissional Amilton Cesar Schmidt esclarece que há alguns principais grupos de despesas e custos dentro de um hospital:

 

  • Folha de pagamento;
  • Honorários médicos;
  • Materiais e medicamentos;
  • Impostos;
  • Por último, as despesas gerais, que vão desde o gasto com a água até a energia elétrica.

 

Dentro dos grupos, é fundamental criar os pontos de controle. São eles que irão determinar se há grandes oscilações em cada grupo ou, ainda, dentro de um setor específico. Se há, por exemplo, uma variação de 15% em um dos grupos, é preciso cruzar informações e avaliar se a curva crescente está de acordo com o aumento da demanda do hospital.

 

No artigo “Como mensurar resultados de uma unidade para definir investimentos no hospital”, falamos sobre a visão de futuro essencial para os gestores hospitalares garantirem seu lugar à frente dos concorrentes e cuidarem bem da saúde financeira da instituição. Isso é possível justamente por esse cruzamento de dados, que informa ao gestor o que está acontecendo na rotina de cada um dos grupos. Dessa forma, pode-se identificar gargalos e oportunidades de investimento.

 

Os pontos de controle devem ser baseados em indicadores, como de aumento de demanda, variação da folha de pagamento e volume de material e medicamento. O cruzamento de despesas e custos com indicadores, por exemplo: aumento de custo de materiais e medicamentos frente ao indicador de paciente dia, é fundamental para uma gestão estratégica de custos. Sem o auxílio de um sistema especializado é impossível acompanhar os custos hospitalares, ainda mais se a instituição estiver escalando.

 

Quanto mais dados, maior deverá ser a organização, para que exista uma análise precisa do que está acontecendo diária ou mensalmente. A tecnologia permite averiguar qual a produtividade de cada setor de acordo com a sua realidade. Outra questão é a formação de preço. De acordo com Schmidt, sem informações para negociar com convênios, o preço dos procedimentos será provavelmente baseado no preço estabelecido pelo mercado, que podem passar longe da realidade da instituição.

 

Como fazer a gestão dos materiais, insumos e medicamentos de um hospital? Saiba como garantir uma boa administração, evitar desperdícios e realizar as compras de forma mais adequada. Acesse gratuitamente ao nosso e-book.

 

Os benefícios da tecnologia para a gestão dos custos hospitalares

 

No artigo “Custo hospitalar: uma reflexão sobre implantação e necessidades”, de Carlos Alberto Serra Negra e Elizabete Marinho Serra Negra, há uma pequena amostra da complexidade da gestão dos custos hospitalares, quando são observadas as funções da área da saúde: preventiva, reabilitação, restauradora, ensino e pesquisa. Nos hospitais, o controle é feito a partir da investigação e determinação dos custos que envolvem os serviços de cada paciente e que estão, inevitavelmente, dentro das áreas citadas anteriormente.

 

Ainda dentro do estudo, os autores definiram como fundamental uma divisão de compromissos dentro de um sistema de custos hospitalares. Cada um possui uma responsabilidade e deverá prestar contas. Para isso, será necessário que o encarregado consiga fazer uma associação de sua função com o panorama da instituição. Dessa forma, será possível alcançar um comparativo com os gastos de serviços, processos e projetos e os que estão no comando de cada um. Isso possibilita outra prática indispensável, que é distinguir os centros de custos: gerais, intermediárias ou atividades fim. O que pode ser feito em três etapas:

 

  • investigar as rotinas de gestão e administrativas, insumos ou materiais internos e externos, produtos intermediários e para atividade fim e recursos humanos;
  • averiguação e criação dos centros de custos, agrupando os que possuem particularidades, rotinas, expertise e materiais médicos similares;
  • manutenção de um sistema de informação e registro de dados físicos e financeiros associados ao uso de materiais e equipamentos e seus valores dentro do fluxo de serviços.

 

Dentro dos itens apresentados pelos profissionais, conseguimos visualizar o quanto uma tecnologia especializada servirá para os propósitos de análise e controle de custos hospitalares. Vania Abreu, profissional de Gestão e Concepção de Produtos da Pixeon, elenca dois exemplos essenciais de tecnologia para alcançar tal objetivo: Faturamento e Serviço e material médico hospitalar.

 

  • Faturamento: é quando a unidade terá a visão detalhada dos pagamentos e da parte da glosa. Será o controle do que foi produzido, quanto foi faturado e o que está por faturar. No último, consegue-se saber por qual motivo o faturamento está parado, se foi um erro na recepção, ao esquecer de anexar a cópia de algum documento, por exemplo. Assim, responde-se mais facilmente a perguntas como: por qual motivo o que foi produzido não foi faturado? Por que não houve o pagamento do convênio? Há um problema interno ou externo?

    A tecnologia de faturamento permite um gerenciamento de contas a receber muito mais completo. Lembrando que há dois tipos de glosa a serem analisadas, a glosa acatada e a recuperável ou recusada. No primeiro caso, é quando há um erro interno ou falta de cobertura do convênio. Por exemplo, quando há um atendimento de algo não coberto pelo plano ou é feito dois procedimentos e há cobertura apenas de um. No segundo, há possibilidade de correção. O faturamento é igualmente importante para controlar e diminuir a glosa.

 

  • Serviço e material médico hospitalar: é onde há a mensuração do custo físico do material e medicamento, além da gestão de hora por pessoa, custo de sala por hora, hora do custo cirúrgico, da utilização dos equipamentos, entre outros. As informações vão sendo agregadas ao produto até formular uma ficha técnica em que há a determinação de cada procedimento e das horas e materiais utilizados para o serviço.

    Vania Abreu salienta que tecnologias especializadas podem chegar a um nível de detalhamento impressionante: mão de obra do médico, do técnico, custo-hora do espaço físico (sala), quantidade de minutos e tempo do equipamento (o que resulta no custo por equipamento) e materiais médicos. São pormenores que vão desde o item atrelado ao paciente até o que é utilizado para aquele serviço.

 

Quando é possível chegar até a análise do custo envolvendo as duas tecnologias, Vania indica que pode-se saber precisamente se o que está sendo recebido do convênio cobre o que está sendo gasto no procedimento. Por exemplo: o convênio paga X, mas o hospital gasta X + Y. Com a ficha técnica, mostra-se os custos criteriosos e, por meio das provas da análise, pode haver uma negociação de preços com o convênio.

 

Por fim, Vania nos traz o conceito de custos por absorção em que são distribuídos pequenos pedaços de gastos por área até chegar ao custo do hospital. Quanto mais houver a mensuração dos custos, mais é possível melhorar os processos. Sabendo o quanto há de atraso de um paciente para outro e a qualidade de atendimento, mais pode-se otimizar os processos. Enxergar os detalhes permite medir e planejar: negociar com fornecedor, realizar uma compra maior de um item, analisar qualidade de fornecedor, saber a melhor estratégia para estoque, negociar taxa e contrato de manutenção de equipamentos hospitalares e muito mais.

 

A gestão financeira é, sem dúvidas, um dos pilares de qualquer instituição. Porém, para que o profissional possa executar seu papel, precisa contar com as ferramentas necessárias. O mesmo vale para o controle dos custos hospitalares.

 

Ficou com alguma dúvida ou tem uma pergunta? Vamos continuar o debate nos comentários abaixo!

 

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