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Gestão de Clínicas: Por que acompanhar indicadores de agendamento e cancelamento de consultas?

Por Alice Schmitt e Daniela Bichara em 9 de dezembro de 2016

 

Software de gestão de clínicasO agendamento de consultas na gestão de clínicas especializadas e policlínicas deve ser uma das principais preocupações do gestor administrativo. O agendamento é um dos indicadores para a previsão de receita de uma instituição de saúde. Agendas ocupadas é um dos aspectos de uma organização financeiramente saudável na gestão de clínicas. Para tanto, é preciso gerenciá-la com maestria.

 

No-show em consultas médicas


No entanto, os dados de cancelamento e, principalmente, de no-show devem ser acompanhados de perto pela gestão de clínicas. No-show, ou seja, pessoas que agendaram suas consultas mas não realizaram a consulta deve ser um fator preocupante. Afinal, está diretamente relacionado a perda de receita. Neste caso, a equipe estava preparada para atender um paciente. E esse fato gerou ociosidade na equipe.


Isso mostra o quanto é importante verificar o andamento das demandas e confirmar o agendamento com o paciente. O cancelamentos e  as ausências podem até mesmo causar prejuízo financeiro. E a tecnologia pode ser uma aliada na confirmação dos agendamentos. Alguns sistemas de gestão de clínica contam o uma ferramenta de envio de SMS de forma automática um dia antes, por exemplo, para o paciente para lembrar e confirmar o agendamento.


Cancelamento de consultas médicas


Os casos de cancelamento podem ser aproveitados para novos agendamentos ou encaixes, evitando perdas maiores. Entretanto, os motivos pelo quais levam pacientes a desmarcarem devem ser analisados. Um exemplo é o paciente ter encontrado um horário mais conveniente para realizar a consulta em outra clínicas. Quando os mesmos motivos se tornam rotineiros é o momento de avaliar. Pode ser estratégico para a clínica estender seu horário de funcionamento, por exemplo?


Agendamento não-finalizado


Outro aspecto importante a se acompanhar é a informação de não agendamento, ou seja, o paciente entrou em contato com a instituição, mas não concluiu o agendamento. Vários motivos podem levar o paciente a não finalizar o agendamento. Entre os motivos podem aparecer a falta de horários, falta de atendimento de uma determinada especialidade e até mesmo a localização das unidades de saúde.


Indicadores para gestão de clínicas


O gestor estar sempre atento aos indicadores para planejar novas estratégias de atuação. Dessa forma, ele pode proporcionar melhor atendimento ao público, seja aumentando o horário de expediente ou oferecendo novos serviços não encontrados na instituição. Por meio desses dados é possível ter uma visão ampla do negócio e as oportunidades que podem ser aproveitadas das melhor forma na gestão de clínicas.


Para analisar de forma adequada os indicadores de agendamento, cancelamento e não comparecimento de forma eficiente é importante contar com softwares de gestão que reúnem os indicadores em forma de relatórios, facilitando a análise. Para o gestor, toda tomada de decisão deve ser embasada em dados. Números comprovados mostram o melhor caminho a seguir.


Agilidade no atendimento para agendamento


Além de indicadores de gestão, outro fator importante no momento do agendamento de consultas em clínicas é a agilidade no processo. Procurar horários livres manualmente já é uma atividade do passado. Bons softwares de gestão clínica oferecem uma agenda inteligente, que em poucos cliques seja possível agendar uma consulta para um paciente.


A agenda deve otimizar o tempo dos profissionais e do paciente. Em caso de mais de uma consulta pelo mesmo paciente é importante gerenciar o atendimento para que ele não perca tempo esperando entre uma consulta e outra ou que não precise ir a instituição de saúde mais de uma vez.

 

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